Zo werk ik gestructureerd en efficiënt

In mijn vorige blog had ik het over de manier waarop wij een poging doen om structuur aan te brengen in ons gezin en huishouden. Allemaal leuk en aardig, maar daarnaast moet er natuurlijk ook gewoon gewerkt worden. Mijn man heeft een pittige fulltime baan bij die gloeilampenbouwers uit Eindhoven en ik werk op dit moment zo’n 32 uur per week in mijn bedrijf. Eerder was dat meer, toen ik nog in loondienst was. Sinds ik volledig focus op mijn bedrijf, lukt het me iets meer vrije tijd te pakken. De bedoeling is dat dit na de zomer nog meer wordt, maar op dit moment lopen er teveel leuke projecten tegelijk waardoor minder werken even geen optie is.

Ook in mijn werk houd ik van structuur en efficiëntie.  Daarom deel ik graag een paar dingen met je, die voor mij als ondernemer onmisbaar zijn.

Laptop

Het is een open deur natuurlijk, maar toch. Sinds ik investeerde in een nieuwe laptop, werk ik een stuk efficiënter. Mijn oude was traag en had problemen met wifi. Met als gevolg dat ik een groot deel van mijn tijd besteedde aan het vloeken tegen mijn laptop.
Ik werk nu een stuk relaxter! Ik kocht ook een fijne tas om hem mee te nemen én in een lichtgewicht draadloze muis. Klinkt allemaal heel logisch, maar nu ik het heb, merk ik pas hoe fijn het werken is. Ook omdat er een automatische back-up is ingesteld én we een fijne draadloze printer hebben gekocht (ja ja, ze bestaan nog, mensen die iets printen!).

Boekhoudsysteem met urenmodule

Het boekhoudsysteem dat ik gebruik is E-boekhouden. Geen sexy programma met hippe uitstraling, maar gewoon een degelijk systeem, met de benodigde bankkoppeling en mogelijkheid tot het maken van offertes en facturen. Alles in één systeem dus, en dat werkt prettig. Ik kan er mijn uren in bijhouden en heb al mijn klanten, de uren, offertes en facturen bij elkaar. Bonnentjes scan ik direct in via de app, erg handig. Ik ben vooral goed met taal, met cijfers iets minder. Daarom maak ik wel zelf offertes en facturen, maar de rest van de boekhouding doet mijn man. Hij is de bèta van ons tweeën en vindt het geen enkel probleem om eens in de 2 weken even de administratie bij te werken en ieder kwartaal de btw-aangifte te doen. Scheelt mij een hoop frustratie. En hij heeft een gezellige vrouw, dat is ook veel waard. Voor de aangifte inkomstenbelasting en vragen door het jaar heen, hebben we een accountant waarop we terug kunnen vallen.

Structuurjunkie planner

Ik gebruik outlook en heb daarin een digitale agenda. Maar onmisbaar voor mij is een goede planner. Ik gebruik de businessplanner van Structuurjunkie. Hierin noteer ik álle afspraken, taken en bezigheden, zowel zakelijk als privé. Heel overzichtelijk. Iedere week schrijf ik alle afspraken in mijn planner, bepaal ik welke dingen ik moet doen en plan ik in wannéér ik ze ga doen. Het helpt mij overzicht te bewaren en is ook een soort van stok achter de deur. Een geweldige tip van Structuurjunkie die ik toepas: begin met het inplannen van de momentjes voor jezelf, de dingen die je graag wilt doen, zoals sporten of winkelen. Daar plan je werkafspraken omheen. Geloof me, het werkt! Achterin de planner is ook ruimte voor kilometerregistratie, aantekeningen per project, kwartaal- en jaardoelen etc. Heel fijn om alles in één planner te hebben en superfijn om de taken af te kunnen strepen.

Ik heb bij Structuurjunkie ook een membership waardoor ik alle lessen kan volgen in de online leeromgeving. Lessen over efficiënt omgaan met je inbox bijvoorbeeld: sindsdien lees en beantwoord ik mail nog maar 2 keer per dag en nóóit als eerste in de ochtend. Zo voorkom ik dat ik teveel werk vanuit mijn inbox. Superfijn! Bovendien kan ik als lid gebruik maken van de focussessies. Wekelijkse momenten van 2 uur, waarin je via Zoom inbelt en gewoon met microfoon uit maar camera aan, gaat zitten werken aan je eigen dingen. Klinkt raar, maar het feit dat je zichtbaar bent voor de hele groep maakt toch dat je anders werkt. Ik kan mijn focus makkelijker behouden en werk echt 2 uur lang supergeconcentreerd. In deze uren plan ik de dingen waar ik een beetje tegenaan hik en anders voor me uitschuif. Werkt als een malle! Structuurjunkie is voor mij echt onmisbaar.**

Later.com

Zichtbaarheid is belangrijk voor ondernemers. Ook voor mij dus. Ik ben actief op facebook en Instagram en dat kost tijd. Veel tijd. Tijd die ik eigenlijk beter aan mijn werk kan besteden. Daarom probeer ik mijn social media zo efficiënt mogelijk in te regelen. Hiervoor gebruik ik Canva, een programma waarmee ik eenvoudig posts kan vormgeven. De planning van de posts doe ik via Later.com. Deze online planner maakt het mogelijk om je posts vooruit te plannen. Ik besteed eens in de zoveel weken een ochtend aan mijn social media planning. Schrijf de teksten, zoek passende foto’s en plan ze in. Later.com plaatst ze automatisch op het aangewezen tijdstip. Voor mijn story’s maak ik hier geen gebruik van. Ik vind Instagram story’s de plek voor spontane uitingen die niet vooraf te plannen zijn. Dat doe ik dus tussen de bedrijven door.  LinkedIn plan ik overigens in via Hootsuite, al staat dat bij mij op een laag pitje. Sinds kort kun je LinkedIn trouwens ook inplannen via Later.com, dus dat is helemaal fijn want dan zit alles op één plek.

Fijne werkplek

Ik werk vanuit mijn eigen huis en heb het geluk dat ik een ruime, eigen werkruimte heb op de 2e etage. In het begin was het de kleed- en logeerkamer, waarin ook een bureau stond. Nu staan er weliswaar nog een paar kasten, maar verder is het volledig ingericht als kantoor. Met een goed zit/sta- bureau, een 2e scherm op de juiste hoogte, een fijne bureaustoel en voldoende daglicht. Het is comfortabel werken hier. Maar wat ook belangrijk is, is dat het me helpt om werk en privé te scheiden. Natuurlijk loopt het door elkaar als je vanuit huis werkt en je eigen onderneming hebt. Maar waar ik voorheen ’s avonds vaak nog aan de keukentafel zat te werken, kan ik nu mijn laptop afsluiten, laten staan en de deur van het kantoor achter me dichttrekken. Ik sluit de werkdag echt af en ga naar beneden. De knop omzetten van werk naar privé gaat zo een stuk makkelijker. Boven is werk. Beneden is privé.

Inspiratie

Klinkt een beetje suf, maar ondanks dat mijn hoofd nooit stilstaat, zit ook ik wel eens zonder inspiratie. En dat is als schrijver knap onhandig, kan ik je vertellen. Ik haal inspiratie uit allerlei dingen. Muziek, een wandeling, een boek, film of serie, een gesprek dat ik met iemand heb. Eigenlijk alles wat om mij heen gebeurt, kan mij inspireren. Vooral mensen inspireren me enorm. Ik vind het geweldig om verhalen te horen over iemands leven, iemand gedachten. Ben ook dol op documentaires en programma’s die deze verhalen in beeld brengen. Ook gesprekken met andere ondernemers en creatievelingen geven me een enorme boost. Ervaringen uitwisselen, maar ook gewoon even lekker zeuren helpt  echt!
Even afstand nemen helpt mij ook. Dus als ik al een tijdje naar een knipperende cursor zit te staren, ga ik een wandeling maken of even lezen. Even eruit, even iets anders, waardoor ik vaak daarna weer in de goede flow kom. Uiteindelijk komt het altijd wel weer goed.

Hoe doe jij dat?

Er zijn ongetwijfeld nog veel meer handige dingen die ervoor zorgen dat je efficiënter en meer gestructureerd kunt werken. Heb jij dingen die je niet kunt missen in je werk of als ondernemer? Een persoon, tool, handige app of een voorwerp waar je heel veel aan hebt? Ik ben erg benieuwd, kom maar door met die tips!

Wil jij ook meer grip op je inbox, minder op je smartphone of gewoon een super planning waardoor je tijd overhoudt? Check dan zeker eens de producten en trainingen van Structuurjunkie! Als jij via onderstaande links bestelt, ontvang ik een percentage van de verkoopprijs. Jij blij, ik blij!

https://structuurjunkie.plugandpay.nl/redirect?url=structuurjunkie.nl/planners&affiliate=pleun-kicken-van-der-aa

https://structuurjunkie.plugandpay.nl/redirect?url=structuurjunkie.nl/trainingen&affiliate=pleun-kicken-van-der-aa

Leave a comment